報告と指示
組織に生きる者として、絶対に避けて通れないのが、上司への報告と、部下や後輩への指示です。
以下、清水省三『そんな言い方では部下に伝わらない』創拓社,1995 から、上司の立場から見た、良い報告と効率的な指示について考えてみます。
まず、良い報告とはどんな報告か?
最初に<全体予告>。「○○について報告します」。
次に<結論>をもってくる。「今日の打合せで決定したことは三点です。第一に××、第二に××、…」。
最後に<所見>。「第一に関しては○○であると考えます…」。
そういえば、私の大嫌いな瀬島龍三も伊藤忠時代には、まず「かくあるべし」という主題を提示した上で、「その理由は次の三点です」というように整理して部下が説明すると機嫌が良かったそうです(保阪正康『瀬島龍三 参謀の昭和史』文春文庫版,1991)。
次に、部下を効率的に動かす指示とは?
第一にタイムリーでタイミング良く指示を出すこと。部下が別の仕事に追われているときに、無関係な指示を出しても、部下は思い通りに動きません。
第二に、5W2H(why=背景・理由、what=テーマ・目標、where=場所、when=期日、who=人・メンバー、how=方法、howmany=数値・所要リソース)を明示すること。
第三に、すり合わせ。質問させて、不明な点を炙り出す。
第四に、メモをとらせorメモを渡し、指示を文書化する。
軍曹はつらいよ、とほほ。
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